MONA-FB

Funkcje poszczególnych modułów systemu MONA

Inwentarze –zabytki, przedmioty

gromadzi pełną informację na temat obiektu (obiekt = dobro kultury (zabytek), przedmiot);
umożliwia rejestrację nowych obiektów oraz modyfikację obiektów już wpisanych do bazy;
pozwala na kwerendowanie i przeglądanie dane o obiektach zarejestrowanych w bazie;
sporządza raporty (drukowanie, przeglądanie, zapis do zbioru tekstowego) na temat wybranego obiektu:
- pełne dane o obiekcie,
- karta magazynowa,
- opinie konserwatorskie,
- karty konserwatorskie,
- bibliografia,
- komplety, zespoły,
- treść dokumentu,
- oryginalne napisy, sygnatury,
- drukuje karty naukowe, magazynowe oraz ewidencyjne, karty (fiszki) i koperty dla dokumentacji fotograficznej

Inwentarze –dokumentacja wizualna

gromadzi pełną informację na temat dokumentacji wizualnej (negatywy, diapozytywy, zapisy cyfrowe) muzeum;
umożliwia rejestrację oraz modyfikację kart dokumentacji;
pozwala na kwerendowanie i przeglądanie dane zgromadzonych informacji;
sporządza raporty (drukowanie, przeglądanie, zapis do zbioru tekstowego) na temat wybranych danych:
- wydruk fiszek (pojedynczo, grupowo),
- wydruk kopert i nalepek na negatywy,
- wydruk podkładów do odbitek.
- wydruk inwentarzy dokumentacji wizualnej,
- wydruk opisów płyt CD.

Rejestry

realizuje wszystkie funkcje Inwentarza (obiektów) łącząc dodatkowo rejestrowane obiekty w grupy tematyczne, wykorzystywane później m.in. do sporządzania protokołów, katalogów wystawowych, wykazów tematycznych itp.; umożliwia wydruk wykazów obiektów, opinii konserwatorskich, uwag dodatkowych...; tworzy tekstowy zbiór eksportowy wykorzystywany do wymiany informacji o obiektach oraz zbiór tekstowy z wykazem obiektów używany do późniejszej edycji w profesjonalnych edytorach tekstu.

Ruch obiektów

Pozamuzealny ruch obiektów

umożliwia przygotowanie protokołów (wydania z muzeum, przyjęcia do muzeum, przekazy, zwroty), wydruk tekstów protokołów, umów, pokwitowań, wykazów obiektów, opinii konserwatorskich, uwag dodatkowych do protokołów; tworzy tekstowy zbiór eksportowy wykorzystywany do wymiany informacji o obiektach.

Wewnętrzny ruch obiektów

umożliwia przygotowanie dokumentów (asygnaty, pokwitowania) związanych ze przemieszczeniem obiektów wewnątrz muzeum (z magazynu na wystawę, do konserwacji, z jednego magazynu do innego), wydruk tekstów dokumentów, wykazów obiektów, opinii konserwatorskich, uwag dodatkowych związanych ze zmianą miejsca przechowywania obiektów; tworzy tekstowy zbiór eksportowy wykorzystywany do wymiany informacji o obiektach .

Umowy wstępne – wydania i przyjęcia obiektów

umożliwia wcześniejsze przygotowanie umów związanych z wydaniem (przyjęciem) obiektów (np. na wystawę) z muzeum, wydruk standardowych tekstów umów, wykazów obiektów, opinii konserwatorskich, uwag dodatkowych związanych z przygotowywaną umową; tworzy tekstowy zbiór eksportowy wykorzystywany do wymiany informacji o obiektach; stanowi podstawę do późniejszego przygotowania protokołu wydania (przyjęcia) obiektów.

Księga Akcesji

rejestruje dane o nabytkach (darach, zakupach, przekazach ...) oraz możliwia wydruk tekstów pokwitowań, aktów darowizn, wykazów nabytych obiektów, opinii konserwatorskich, uwag dodatkowych do protokołów; tworzy tekstowy zbiór eksportowy wykorzystywany do wymiany informacji o obiektach.

Raporty

Karta magazynowa

dostarcza pełnej informacji na temat historii zmian lokalizacji wybranego obiektu, uwzględniając dane zgromadzone w Księdze Akcesji oraz zmiany miejsca przechowywania i pozamuzealny ruch obiektów; umożliwia wydruk zgromadzonych informacji.

Nabytki muzeum, ruch pozamuzealny obiektów...

po wprowadzeniu kryteriów związanych z danymi związanymi z nabytkami czy pozamuzealnym ruchem obiektów wyświetlany jest wykaz obiektów nabytych-wydawanych-przyjmowanych do/z muzeum i spełniających podane warunki; wybrane obiekty możemy posortować wg potrzeb oraz wydrukować lub zachować w postaci pliku.

Dokumenty (protokoły, umowy)

po wprowadzeniu kryteriów związanych z danymi dotyczącymi pozamuzealnego ruchu obiektów wyświetlany jest wykaz sporządzonych w muzeum i spełniających podane warunki protokołów; wybrane protokoły możemy posortować wg potrzeb oraz wydrukować lub zachować w postaci pliku.

Informacje na temat realizacji protokołu nr ...

dostarcza informacji na temat stanu obiektów wydanych (przyjętych) protokołem o wybranym numerze; podaje ilość i wartość obiektów zwróconych oraz nie zwróconych; umożliwia posortowanie i wydrukowanie uzyskanych danych lub zachowanie ich w postaci pliku.

Wystawy z udziałem obiektów Muzeum

po wprowadzeniu kryteriów związanych z danymi dotyczącymi udziału obiektów w wystawach wyświetlany jest wykaz wystaw spełniających podane warunki; wybrane wystawy możemy posortować wg potrzeb oraz wydrukować lub zachować w postaci pliku.

Księgi inwentarzowe dokumentacji fotograficznej - wydruk

po wprowadzeniu kryteriów (rodzaj inwentarza, numery inwentarza od – do, kolejny numer strony ) drukowane są kolejne strony standardowej księgi inwentarzowej dokumentacji fotograficznej (bądź jej skrócona wersja); w przypadku inwentarza zapisów cyfrowych możemy wydrukować także informacje o zawartości opisywanej płyty CD (w formacie opakowania płyty CD) oraz wydrukować fiszki.

Księgi inwentarzowe obiektów – wydruki i rozliczenia

po wprowadzeniu kryteriów (rodzaj inwentarza, numery inwentarza od – do, kolejny numer strony ) możemy wydrukować kolejne strony standardowej księgi inwentarzowej (bądź jej skrócona wersja) lub księgi inwentarzowej w wersji dla numizmatów, archiwum lub rozliczyć wybraną księgę lub sprawdzić, czy w bazie zgromadzone zostały dane o wszystkich pozycjach inwentarzowych wybranej księgi.

Wydruk księgi akcesji (wpływu)

po wprowadzeniu kryteriów (daty wpływu, numery inwentarza od – do, kolejny numer strony, sposób wyboru drukowanych obiektów) drukowane są kolejne strony standardowej księgi akcesji.

Wydruk rejestru numerów ewidencyjnych

po wprowadzeniu kryteriów (numer od, numer do, kolejny numer strony ) drukowane są kolejne strony rejestru numerów ewidencyjnych.

Ewakuacja zbiorów – listy ewakuacyjne

raport umożliwia przygotowania list ewakuacyjnych obiektów w dwórch wersjach: wybrane aktualne miejsce przechowywania (hierarchicznie) – miejsce ewakuacji lub wybrane miejsce ewakuacji – aktualne miejsce przechowywania (hierarchicznie).

Nabytki muzeum - listy darczyńcow....

po wprowadzeniu kryteriów (sposób nabycia, źródło nabycia, lata nabycia oraz rodzaj zliczanych danych (pozycji – sztuki) i wybraniu rodzaju wykazu (kontrahenci, sposób nabycia – ilościowy; wykazy: kontrahenci, sposób nabycia, wykaz obiektów lub sposób nabycia, kontrahenci, wykaz obiektów) otrzymujemy raport w formie tabeli.

Statystyki okresowe

po wprowadzeniu kryteriów (okres sprawozdawczy, dział muzeum, rodzaj i klasyfikację zliczanych obiektów) oraz rodzaju zestawienia system liczy ilość i wartość obiektów spełniających wybrane kryteria. Otrzymane wyniki drukowane są w formie tabel.

Kwerendy

moduł umożliwia wyszukiwanie informacji (obiektów, rejestrów, bibliografii, nr dokumentacji fotograficznej) spełniających podane przez nas kryteria; wybrane informacje możemy posortować oraz wydrukować bądź zapisać w pliku eksportowym wykorzystywanym do wymiany danych o obiektach;
wybrane dane na temat obiektów możemy wykorzystać do sporządzenia różnego rodzaju wykazów i zestawień, katalogów wystawowych, not katalogowych, wydruku kart naukowych, magazynowych czy ewidencyjnych a także do tworzenia rejestrów (grup obiektów) oraz bezpośrednio do modyfikacji danych o obiektach.

Słowniki

moduł umożliwia rejestrację nowych i modyfikację już istniejących danych słownikowych oraz wydruk słowników (alfabetycznie lub zgodnie z ustalonymi hierarchiami).

Skontrum

umożliwia rejestrację danych obiektów spisywanych w trakcie skontrum lub spisu z natury, drukuje listy skontrowe, przygotowuje sprawozdania: wykaz obiektów niespisanych (brakujących); wykaz obiektów niespisanych – wydanych z muzeum, wykaz spisanych fragmentów obiektów, wykaz obiektów spisanych wielokrotnie a także wykaz różnic w stosunku do poprzednich spisów skontrowych.. Opcja: Zakończenie skontrum powoduje przepisanie danych o lokalizacji do kart poszczególnych obiektów oraz zablokowanie (równoważne z brakiem możliwości modyfikacji wpisanych informacji) danych o skontrum i listach spisowych .

System

Użytkownicy, uprawnienia

rejestruje nowych użytkowników systemu oraz umożliwia nadawanie użytkownikom uprawnień związanych z użytkowaniem bazy.

Ujednolicanie haseł słownikowych

umożliwia zastąpienie jednego hasła słownikowego innym oraz usunięcie zastąpionego hasła z bazy.

Ustalanie zależności hierarchicznej dla haseł słownikowych

umożliwia nadawanie hasłom słownikowym kodów opisujących zależność między nimi (zależność hierarchiczna, synonimy....)

Definiowanie marginesów dla drukowanych kart, fiszek, kopert ...

każdy użytkownik systemu może określić wartości marginesów (górnego, dolnego, lewego i prawego) dla drukowanych kart (ewidencyjnych, magazynowych, naukowych), dla fiszek i kopert do negatywów tak, by dokumenty drukowały się prawidłowo.

Zmiana miejsca przechowywania wizerunków obiektów

funkcja zmienia w bazie wpis identyfikujący miejsca przechowywania wizerunku obiektów.

Wzory numerów ksiąg i dokumentów

funkcja umożliwia opis sposobu numeracji wszystkich rodzajów ksiąg i dokumentów; wpisane dane mogą zostać wykorzystane do automatycznego nadawania numerów rejestrowanym obiektom i dokumentom; wzory ksiąg inwentarzowych wykorzystywane są ponadto do automatycznego „przypisywania” nowych i niezaklasyfikowanych obiektów do odpowiednich ksiąg inwentarzowych.

Aktualni użytkownicy MONY

funkcja pokazuje wszystkich użytkowników pracujących w danej chwili (lub niepracujących ,lub wszystkich) w systemie.

Automatyczna rejestracja obiektów

funkcja umożliwia rejestrację obiektów (pojedynczych lub elementów zespołu) o identycznych danych (powielanie danych).

Rejestr zamian

moduł umożliwia kontrolę istotnych dla wielostanowiskowej pracy systemu danych: modyfikowanych, usuwanych wraz z informacją, to i kiedy dokonał zmiany.

Ustawienia systemowe

moduł umożliwiający zapisanie informacji konfiguracyjnych (adres bazy danych, miejsce przechowywania graficznych plików systemowych (np. logo muzeum), plików schowków, plików eksportowych, innych plików, wizerunków obiektów, treści umów, protokołów, plików systemowych raportów .

Krótki opis gromadzonych danych

Dane ewidencyjne - identyfikator obiektu, klasyfikacja obiektu zabytek, przedmiot, brak, wykreślony z ewidencji, strata wojenna, anulowany), rodzaj (pojedynczy, zespół, złożony, element zespołu, element złożonego), identyfikator zespołu, ilość, nazwa przedmiotu (tytuł), cecha charakterystyczna obiektu wyróżniająca go spośród podobnych, twórca autor, wydawca, wytwórnia ...), miejsce powstania (znalezienia ...), datowanie (tekstowe i liczbowe ="komputerowe"), wymiary (gabaryty i szczegółowe), tworzywa, techniki, rodzaje obiektu, dział (jednostka administracyjna muzeum opiekująca się obiektem), aktualne miejsce przechowywania (lokalizacja), stan własności (dla obiektów obcych - szczegółowe dane o aktualnym właścicielu) oraz standardowa klasyfikacja GUS .

Szczegółowe dane merytoryczne - opis fizyczny obiektu, sygnatury, napisy, nalepki..., treść dokumentu (dla listów, ulotek...), dodatkowe uwagi dotyczące wymiarowania, datowania, tytułów i nazw, pod którymi znany był obiekt, innych identyfikatorów obiektu (numery spisowe, stare inwentarze ...), dawnych właścicieli, analogie, pierwowzór, cykl, historia obiektu, pochodzenie (rozumiane także jako pochodzenie w zbiorach - wpis do Księgi Wpływów (Akcesji) dla obiektów własnych oraz dokument (protokół) przyjęcia do muzeum (data, cel, dane o wydającym) dla obiektów obcych), udział w wystawach, bibliografia, uwagi dodatkowe oraz stan zachowania i karta konserwatorska (opis kolejnych zabiegów konserwatorskich), historia zmian miejsca przechowywania (lokalizacji), wycen, zmian działów a także pełne dane związane z dokumentacją wizualną (negatywy, diapozytywy z opisem i wizerunkiem, wizerunki obiektu) oraz "komputerowy" opis obiektu słowami kluczowymi (komentarz na końcu opisu ). Dla obiektów archeologicznych i przyrodniczych przewidziane zostały zakładki umożliwiające gromadzenie danych specyficznych dla tego rodzaju tematyki.

Duża część danych gromadzonych w systemie MONA jest wybierana ze słowników (przygotowywanych wcześniej lub modyfikowanych w czasie rejestracji obiektu). Praktycznie każdy słownik jest hierarchiczny (co bardzo ułatwia kwerendy) i dzięki możliwości dokładnego opisu słów-haseł słownikowych stanowi swoistą kartotekę (bazę) rejestrowanych danych. Dostępne w MONIE słowniki: twórców (rozumianych jako autorów, wytwórnie, wydawców ....), miejsc geograficznych (miejsca powstania, znalezienia ...), kontrahentów (osób i instytucji współpracujących, byłych i aktualnych właścicieli obiektów ....), tworzyw, technik, rodzajów obiektów, wystaw, celów wydania, słów
kluczowych, terminów archeologicznych oraz terminów przyrodnicznych.
Słowa kluczowe wykorzystywane są w systemie MONA do "komputerowego" opisu obiektu - każdy obiekt określony zostaje listą słów - kluczy (indeksów) związanych z szeroko pojętymi cechami charakterystycznymi obiektu: np. dla obrazu: tematyka, osoby i wydarzenia przedstawione na obrazie... Opis obiektu słowami kluczowymi umożliwia dokonywanie bardzo precyzyjnych kwerend.

Pozamuzealny ruch obiektów -przykład sposobu zapisu protokołu wraz listą obiektów